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飲食店を閉店するための手続きと準備
今まで経営を続けていた飲食店を移転・廃業などで閉店する事になった際には様々な手続きを行わなければいけません。とはいえ、閉店の手続きに慣れている方は少なく、どのような手続きをしたら良いのか分からない方が多いと思います。この記事では閉店時にどのような手続きが求められるかや各所への連絡、必要になる書類について説明していきます。
閉店時の手続き
閉店する事を決めた際に必ず行わないといけないのは金融機関への連絡や不動産関係の事務手続きです。閉店する事を決めた場合にはこの手続きをできる限り早くに済ませておきましょう。後回しにしていたり、うっかり忘れてしまった場合や手続き漏れがあった場合は店舗からの退去時に問題に巻き込まれてしまう事があります。早めに手続きを済ませておく事で後腐れなく退去出来るようにしましょう。
1.借入金がある場合は金融機関へ連絡を取る
金融機関から融資を受けて飲食店を経営するケースは多くあります。もし借入金の返済期間中に店を閉める事になった場合は、閉店した後も継続して返済を続ける事になります。このような場合は金融機関側から見ると融資対象が無くなる為、追加の融資金や返済期限等の変更があります。そのような理由から、毎月の返済を黙々と続けるのではなく、店を閉めた事を金融機関のほうへ伝え、今後の返済について相談しなければいけません。とはいえ融資を受けた事業が無くなったからといって借入金の一括返済をしなければいけない訳ではありません。寧ろ月々の返済を怠らずに完済する事が出来れば、次に新しく開業しようとした際に融資を受けやすくなります。逆に窓口に相談せずに返済を続け、何かしらの事情で返済が滞ってしまった場合は信用が無くなり、次回以降の融資を受ける事が難しくなってしまいます。自分の店の評価を下げずに次に開業・創業する際に生かす為にも忘れずに報告しましょう。
2.リース契約の清算
店舗を閉店する際にはリース物品は清算しておく必要があります。リース契約とレンタルは別物なので、気を付けなければいけません。レンタルは使用料を払って指定した期間内借りて不必要になれば持ち主に返還する事が出来ますが、リースはリース会社が新品で購入した機器を分割で購入するようなものです。リース物品の所有権はリース会社にあるので売買する事や店舗に残していく事も出来ません。閉店時にリースの残債が予想以上に残っていたというケースは良くある事例なので、必ずリース会社に相談して返却手続きを行いましょう。
3.書面での解約通知
事業を行っていた物件を返却する場合も、引っ越しの際と同じように書面での解約通知がひつようになります。引っ越しの際等の賃貸契約では1カ月前に告知する事が多いですが、飲食店等の店舗の場合は３カ月～８カ月前の告知が必要になります。この期間はたとえ閉店していたとしても、事業を続けていても家賃は今まで通り支払い続けなければいけません。スケルトンで退出する算段がついている場合は問題ありませんが、もし居抜きでの引き継ぎを行おうとしている場合には手続きが変わります。解約予告期間の最中に引き継ぎが出来ないと店舗が売れなくなる可能性や原状回復の工事が必要になる可能性も出てくる為、大家さんや管理会社、次の借主の方とは連絡をこまめに取るようにしましょう。
廃業に関係する機関と書類
開業した際に開業届を出したように、閉店する際にも廃業届を出さないといけません。ここからは書類や書類の提出先について説明していきます。書類に不備があると返却される為、早めに手配して準備しておくことが大切です。
1.保健所
①廃業届
閉店する際には保健所が指定する廃業届に必要事項を記入して保健所に提出します。廃業届は提出の期限があり営業を停止した日から１０日以内となっている為、期限に遅れないように予め準備しておきましょう。
②飲食店営業許可書
上記の廃業届を提出する際には、開業時に保健所に申請した飲食店営業許可を添付して提出する必要があります。法許可業種でも条例許可業種でも同様です。保健所の窓口に行って提出するのが一般的ですが、郵送手続きが出来る地域もある為、一度確認してみると良いかもしれません。営業許可書の原本を紛失していた場合は証明書の再発行をしなければいけません。役所の手続きは何かと時間がかかる事が多い為、書類作成の前に一度問い合わせて確認し、不備なく準備を進めておく事がスムーズな手続きにつながります。
2.警察署
①酒類提供飲食店営業開始届出書
居酒屋やバーを閉店する場合には警察署に廃止届出書を提出する必要があります。また、併せて返納理由書の提出も必要です。
②返納理由書と廃止届出書
2つとも事業を廃止した理由や返納する理由を明確に、具体的に書きましょう。提出先は地域の警察署や警視庁です。この書類にも保健所同様に期限が設定されており、営業を廃止した日から１０日以内となっています。出が遅れた場合には３０万以下の罰金が科される事があります。うっかり期限を過ぎてしまわないように気を付けましょう。
3.消防署
①防火管理人解任届
閉店時には消防署に防火管理人解任届を提出しなければいけません。特に期限は設定されていませんが出来るだけ早めに提出するようにしましょう。書類は消防署のホームページで手に入れる事が出来ます。
4.税務署
①廃業等届出書
閉店後に移転等をせずに事業主としての収入がなくなる場合に必要になります。もし雇用している従業員がいる場合には給与支払事務所等の廃止の届出も提出しなければいけません。
②所得税の青色申告の取りやめ届出書
所得の青色申告をしている場合に必要になります。消費税の課税事業者の場合は併せて事業廃止届出書も必要になります。記入後は控え用にコピーを取り、マイナンバーの記載がある書類を他者に見せる際には黒く塗りつぶす等の対策をしておきましょう。
5.日本年金機構
①健康保険・厚生年金保険適用事業所全喪届
従業員を雇用して健康保険や厚生年金、雇用保険に加入していた場合には日本年金機構に書類の届出が必要になります。これらの書類は日本年金機構のホームページから手に入れる事が出来ます。提出期限が設定されており、閉店から５日以内と期限が短くなっている為、従業員が言える場合は保険の加入状況を予め把握しておきましょう。
6.公共職業安定所
①雇用保険適用事業所廃止届・雇用保険被保険者喪失届・雇用保険被保険者離職証明書
雇用保険に加入していた場合は上記３点の書類を公共職業安定所に提出する必要があります。これにも期限が設定されており、廃業した翌日から数えて１０日以内に設定されています。これらの書類は専用用紙となっている為、公共職業安定書の窓口、もしくはホームページから用紙をダウンロードして手に入れましょう。
7.労働基準監督署、もしくは労働局か日本銀行
①労働保険確定保険料申告書
従業員を雇用している場合は労働保険確定保険料申告書を提出しなければいけません。申告書は送付される為、自分で取りに行く必要がありません。また、提出期限が閉店日から５０日以内と長めに設定されている為、他の書類と比べて猶予は長くありますが、忘れずに提出するようにしましょう。
関係各所への連絡
書類や手続きが終わったら次に行わないといけないのは関係各所への連絡です。通常の引っ越しを行う時と同じように公共機関への連絡は勿論の事、レンタル品の返却や仕入れ業者、フリーWI-FIの業者への連絡も行いましょう。
1.公共機関への連絡
通常の引っ越しと同様に電気・水道・ガスの公共機関への連絡は電話で解約日を事前に申請しておきましょう。特にガスは立ち合いが必要になる事もある為、移転・閉店の予定を見て日程を決める事が必要です。つい書類手続きに注目してしまい、公共機関への連絡は忘れてしまいやすいので「通常の引っ越しに+αで飲食店関係の手続きがある」としっかりと意識しておきましょう。
2.レンタル品がある場合はレンタル会社への連絡
飲食店を閉店する際にはリース品と同様にレンタル品は全て返却しなければいけません。編訳の手続きを忘れてしまうと退去後に不動産会社がレンタル品を捨てる事があります。もしそうなってしまうとレンタル会社から賠償金として高額な請求が来てしまう可能性も少なからずあります。そのような事にならない為にも、閉店の際には必ず請求書に記載されている管理会社に連絡し、引き取りに来てもらいましょう。
3.仕入れ業者への連絡
今まで仕入れていた食材やお酒の支払い日が閉店の予定日とずれてしまう事があります。業者への支払いは振込ではなく現金支払いの事もある為、閉店する直前や閉店する月初めに業者に連絡するのではなく、予め事前に閉店を伝えて業者と相談するようにしましょう。店舗移転の場合は次の移転先にも今まで通り仕入れて届けてくれるのか相談してみるのも良いでしょう。業者側から見ても取引先を減らしたくはない為、近くに支店があればそちらから配達して取引を継続してくれる事もあります。
4.閉店の挨拶
閉店を知らせる挨拶も重要です。基本的に多く見られるのは店頭や店内での張り紙やお店のホームページやSNSを用いた閉店の告知です。多くの人の目に止まればその分「閉店するなら閉まる前に１回行ってみよう」と来店に繋がる事が多くなります。取引先や贔屓にして頂いたお客様には手紙や挨拶状を送ると丁寧な挨拶が出来ます。
最後に
閉店と言っても多くの手続きや準備、書類が必要になる為、閉店１か月前の多忙な時期に終わらせるのは大変だと思います。閉店を考えた場合は余裕をもって数カ月～半年前くらいから準備を始める事でより良い閉店準備を進める事が出来ます。後々にトラブルが起きないように後腐れなく閉店準備を進めていきましょう。
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